POV: hai organizzato l’evento nei minimi dettagli, hai avvisato gli invitati, è tutto perfetto.
Ma, il fatidico giorno, l’affluenza è decisamente inferiore alle aspettative.

Aspetta un minuto: cosa è successo? 

La verità è questa: non basta “fare il compitino” quando si organizza un evento.

Anche quando gli ospiti confermano la partecipazione, non è detto che poi si presentino.

Ma come risolvere questo problema?
La soluzione è più facile di quanto pensi…

Ti serve una segreteria organizzativa puntuale e presente.

Non serve nient’altro: la chiave per garantire un’ottima affluenza all’evento è curare al massimo la segreteria organizzativa e non abbandonare gli invitati a loro stessi prima dell’evento.

E, no, non basta inviare l’invito, procedere al recall, inviare una mail di promemoria il giorno prima.

Se fai solo questi passaggi, allora stai facendo il “compitino”.

Ma quali sono, operativamente, gli step ideali per un’ottima segreteria organizzativa pre-evento?

Noi di Enclose Events ne abbiamo individuati 3: vediamoli insieme!

1. Mantieni alto l’hype

Crea un invito accattivante che generi curiosità e aspettativa.

Alimenta questa aspettativa nei giorni prima dell’evento.

Un esempio?
Invia una newsletter periodica dove introduci gli speaker e la loro storia, sveli man mano alcuni dettagli dell’evento, coinvolgi gli ospiti in attività di Gamification…

Ci sono davvero tantissimi modi per mantenere alto l’hype intorno ad un evento.

2. Il recall fatto bene

Fai un recall personale, allontanandoti il più possibile da quel sentore di “call center” che spesso si percepisce in modo negativo.

Inoltre, assicurati di ricevere un’ulteriore azione dagli ospiti: che sia un pre-accredito o un questionario sulle intolleranze, mantienili attivi prima dell’evento.

Fai sentire i tuoi invitati importanti prima dell’evento: solo così ti garantirai la loro presenza.

Sentirsi abbandonati prima di un evento significa far dimenticare ai tuoi invitati l’esistenza dell’evento stesso, e noi non lo vogliamo assolutamente!

3. Anche il post-evento è importante

Non so quante volte lo abbiamo già ripetuto, ma lo facciamo di nuovo: un evento non finisce quando si spengono le luci.

Assicurati di inviare una o più email post-evento a tutti i partecipanti, ringraziandoli per aver preso parte all’evento e riassumendo i punti più salienti dello stesso.

Solo così ti garantirai un interesse che potrà essere utile in caso vorrai organizzare un altro evento con gli stessi invitati.

Vorresti organizzare un evento ma hai paura di non riuscire a gestire al meglio la segreteria organizzativa?
Non hai motivo di preoccuparti: ti basta contattarci e penseremo a tutto noi.