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Planning eventi

Agenzia eventi: come la trovo?

Le festività si avvicinano ed è tempo di pensare ad uno degli eventi più classici: la cena di Natale aziendale.
Vuoi qualcosa di unico, memorabile e senza tempo ma non sai da dove cominciare.
Perché, allora, non affidarsi alle mani esperte di un’agenzia di organizzazione eventi?
“Sì, ma come la trovo e come faccio a capire che è l’agenzia che fa al caso mio?”

 

Lo strumento più efficace e completo che abbiamo a disposizione è sicuramente il web.

Girando su vari siti web delle agenzie di organizzazione eventi a Milano (e non solo) possiamo trovare alcuni termini, o frasi, che ricorrono spesso.
Ad esempio, trovami un’agenzia eventi che non parli di ‘’servizio completo’’!

Il segreto per selezionare l’agenzia giusta è conoscere in primis cosa significano davvero le cose che promette di realizzare e capire se coincidono con i tuoi obiettivi.
Se hai letto il mio articolo sulle 5 domande da chiedere per la pianificazione di un evento, hai già identificato gli obiettivi che vuoi raggiungere.
Ecco, tienili a mente mentre valuti le opzioni.

 

Ecco l’elenco dei 5 termini / frasi più “gettonati” dalle agenzie di eventi per convincerti a rivolgerti a loro:

 

1. Evento “a 360 gradi” o “chiavi in mano”

L’agenzia garantisce che può occuparsi (e preoccuparsi) di qualsiasi aspetto dell’evento in completa autonomia. Seleziona questo tipo di agenzia se non vuoi “segmentare” le task a diversi fornitori, che dovresti successivamente coordinare tra loro (a meno che non prevedi un event coordinator predisposto a questo compito).

 

2. “Preventivo gratuito”

Quasi tutte le agenzie ti propongono il preventivo gratuito: non dovrebbe essere neanche necessario specificarlo. Chiedere il preventivo a più agenzie e valutare più opzioni è una strategia corretta per poter scegliere la proposta più in linea con le tue esigenze.

 

3. “Team di Professionisti”

Anche qui, come sopra: nessuno vuole un fornitore “improvvisato”, soprattutto in un settore come il nostro! L’esperienza e la competenza non sono valori opzionali.

 

4. “Non lasciamo niente al caso”

La cura del dettaglio è ciò che fa la differenza in un evento. Una regia impeccabile, il rispetto delle timeline, la “coccola” in più dedicata all’ospite: sono tutti ingredienti di un evento memorabile.

 

5. “Reperibilità totale” o “24 ore su 24”

Questa forse è la frase più abusata del nostro settore. Totale è sinonimo di completo, intero. Sicuramente nessuno vuole un fornitore che scompaia nel nulla cosmico nel bel mezzo della realizzazione di un evento. È altresì scontato che non si dovrebbe chiamare nessuno (tantomeno una realtà lavorativa) nel bel mezzo della notte. Fosse per me, sostituirei questa frase con una bella “reperibilità costante” o “siamo a disposizione per qualsiasi necessità”: è più credibile e non perde di vista l’idea di supporto al cliente che si dovrebbe sempre garantire, senza dover stare svegli tutta la notte in caso di chiamate improvvise.

Riassumendo: analizza i servizi ed i plus che le agenzie di eventi affermano di ottenere per selezionare quali fanno al caso tuo. Dopodiché richiedi vari preventivi e seleziona la proposta più in linea con le tue esigenze.

 

…Ora però vogliamo sapere se la cena di Natale è andata bene!

Perché non leggi anche come valutare se l’agenzia ti ha proposto un buon evento? Scoprirai che la valutazione della buona riuscita di un evento è più “oggettiva” di quanto pensi.

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