Una delle maggiori obiezioni alle riunioni aziendali è la perdita di tempo: tempo tolto al lavoro di ognuno, tempo perso in ore di monologhi superflui e, talvolta, inconcludenti.

Ma la verità è questa: le riunioni non servono a nulla soltanto se sono organizzate male.

Riunioni aziendali: utilità o perdita di tempo?

Le riunioni aziendali possono rivelarsi un enorme spreco di tempo e di denaro, ma non è sempre così.

Ma come pianificare una riunione aziendale in modo che non sia una totale perdita di tempo e di denaro?

Ti aiutiamo noi: ecco i nostri 6 consigli pratici per riunioni aziendali che funzionano davvero.

1. Organizza un meeting solo se c’è un motivo concreto.

Spesso si organizzano riunioni aziendali per discutere argomenti o risolvere dei dubbi che potrebbero essere affrontati in altri canali.

Assicurati di utilizzare il giusto canale per le comunicazioni aziendali, e riunisci il team solo quando è l’unica strada possibile per risolvere un problema o raggiungere un risultato.

2. Tieni conto dell’orario delle riunioni aziendali

Fissa le riunioni ad un orario (lavorativo) in cui la soglia dell’attenzione è alta ed il team è ancora fresco, ad esempio ad inizio giornata.

In questo modo garantirai una maggiore partecipazione e sguardi più svegli ed attenti per affrontare in modo corretto i topic della riunione.

3. Segui l’ordine del giorno

Spesso durante le riunioni si ‘parte per la tangente’, allontanandosi dallo scopo dell’incontro.

Questo non vuol dire necessariamente parlare di futilità o argomenti extra-lavorativi: anche parlare di un tema importante per l’azienda ma non inerente al motivo per cui è stata organizzata la riunione significa perdere tempo. 

Redigere un ordine del giorno e seguire una scaletta precisa consente di mantenere il focus e non perdersi troppo per strada.

E se durante la riunione emergono nuovi spunti di discussione?

Annota puntualmente ogni argomento, che potrà essere sviluppato con altre modalità o in una riunione successiva.

4. Non improvvisare

Urgenze a parte, investi parte del tuo tempo nella preparazione degli argomenti di discussione in modo chiaro e sintetico.

In questo modo arriverai preparato alla riunione e farai meno confusione nell’esposizione, cosa che velocizzerà in modo esponenziale il ritmo del meeting: provare per credere.

5. Raggiungi una conclusione

Le riunioni aziendali diventano inutili quando sono inconcludenti: assicurati di chiudere la riunione con una risposta alla domanda o ai dubbi per i quali è stata fissata.

Se termini l’incontro senza aver raggiunto l’obiettivo o la soluzione al problema, che senso ha avuto farla?

6. Perché non rendere questo momento un’occasione speciale?

Prova ad organizzare un piccolo buffet con caffé, spremuta, piccola pasticceria…

La giornata prenderà subito una piega positiva ed il tuo team sarà carico e pronto per dare il proprio contributo alla riunione.

Le riunioni aziendali non devono per forza essere noiose e inutili: utilizzando lavagne di brainstorming, diagrammi e programmi specifici si può includere una nota visiva che renderà il meeting molto più chiaro agli occhi del team.

In conclusione, organizzare riunioni aziendali che funzionano davvero si può: se vuoi dare una marcia in più ai tuoi meeting, inoltre, noi possiamo supportarti nell’organizzazione di Coffee Break e molto altro.

Devi solo contattarci, al resto ci pensiamo noi.