Cosa determina la riuscita di un evento?

La parola ” evento ” significa tutto e niente.

Organizzare un evento include talmente tanti servizi ed attività che è indispensabile, in sede di pianificazione, avere le idee ben chiare per proporre ad un cliente un progetto coerente.

Ma quali sono le 5 domande fondamentali da chiedere per assicurarci di comprendere a fondo le caratteristiche di base su cui costruire l’architettura dell’evento?

Vediamole insieme.

1. QUAL È L’OBIETTIVO FINALE?

Questa domanda è alla base di qualsiasi strategia di comunicazione: se un’agenzia non la pone, forse il cliente dovrebbe cambiare agenzia.

Aumentare le vendite di un determinato prodotto o servizio, accrescere la brand reputation, creare affiatamento tra un team di lavoro o altro: è importante stabilire prima che cosa vuole il cliente dall’evento.

Così facendo potrai valutare se ciò che hai organizzato ha soddisfatto o no le aspettative e cosa migliorare per il prossimo evento.

2. QUANTI OSPITI SONO PREVISTI?

Non è necessario un numero preciso, va bene un ordine di grandezza: il numero di ospiti è la discriminante maggiore del pianificare un evento. 

Da questo dipende la selezione della location, il servizio di catering/banqueting, l’allestimento audio-video.. Insomma, quasi tutto.

3. QUAL È IL TIPO DI EVENTO?

Mi ricollego al punto 1 della lista, entrando però nello specifico. 

Una volta stabiliti gli obiettivi, quale tipologia di evento realizzare? 

È sicuramente una domanda a cui può rispondere sia il cliente sia l’agenzia stessa, che sulla base degli obiettivi proporrà le diverse opzioni e i format più adatti.

Ad esempio, posso ottenere maggiore visibilità sia con un’iniziativa promozionale itinerante sia partecipando a fiere di settore. Se si hanno già delle preferenze, questo è il momento di confrontarsi.

4. CI SONO DEI ‘’PALETTI’’ O PUNTI CARDINE CHE DEVO RISPETTARE?

Può capitare di non avere una completa autonomia nella creazione di un concept: ogni azienda ha la sua immagine e una buona agenzia non deve mai stravolgere l’identità del brand per cui sta lavorando.

Se ci sono dei ‘’punti cardine’’ che non si possono cambiare e che bisogna tenere in considerazione, chiedete al cliente di segnalarli: in questo modo avremo le linee guida necessarie per proporre soluzioni in target con la vision aziendale.

5. QUANTO È IL BUDGET?

Sì, l’ho messo volutamente come ultimo punto: un bravo organizzatore di eventi fa miracoli a prescindere dal budget. 

Sicuramente una scala di valori aiuta a selezionare o scartare alcune idee o progetti, quindi sapere in anticipo su quali cifre ragionare può farci risparmiare parecchio tempo.

Inoltre ci consente di elaborare sin da subito una strategia in linea con le aspettative del cliente.

Riassumiamo: organizzare un evento efficace è una sfida anche per i professionisti del settore, per questo è importante avere le idee chiare e partire subito con il piede giusto.

Non tutte le agenzie di eventi sono uguali ma ci sono alcuni concetti-chiave su cui non si può transigere: scoprili qui.