Location evento: gli step per trovarla

Uno dei fattori più importanti per la buona riuscita di un evento, aziendale e non, è senza ombra di dubbio la location: crea la giusta atmosfera ed è il teatro delle esperienze che hai deciso di organizzare.

Come scegliere, quindi, la location giusta senza incorrere in errori tattici e facilmente evitabili?

L’argomento è già stato ampiamente trattato in svariati articoli di settore, ma credo ci sia sempre qualcosa da aggiungere. Io, ad esempio, aggiungerei questi 7 punti.

• Prenotare la location: uno dei primi step da compiere.

Le location più suggestive e gettonate hanno liste d’attesa che possono diventare davvero lunghe.

Organizzati in modo da prenotare la tua sala o l’intera location con largo anticipo, così da non rischiare di ridurre la selezione a poche alternative perché tutte le altre sono già prenotate per altri eventi.

Per questo è preferibile affidarsi ad un’agenzia di eventi: ha già una lista e conosce i tempi di attesa di ogni location.

• Il numero di ospiti

Il fattore più ovvio: scegli la location in base al numero di partecipanti al tuo evento. Non è un calcolo esatto: stima un ordine di grandezza e basati su quello.

Perché inserisco questo punto anche se è così scontato? Perché siamo in periodo di pandemia. I numeri che conosciamo non vanno più bene: gli spazi devono essere riorganizzati per garantire il distanziamento sociale, una location che in passato poteva contenere 180 persone oggi ne può contenere 75. Tienilo a mente (o affidati ad un’agenzia di eventi: avrà già ricalcolato ogni centimetro quadrato di qualsiasi location abbia in database).

• Il periodo dell’anno

Una villa che affaccia sull’oceano con un ampio giardino è sempre meravigliosa, ma se è Agosto e sei in Colombia occidentale (il luogo più piovoso al mondo, ndr) non ti servirà un giardino infinito a meno che tu non voglia far prendere una polmonite a tutti i tuoi ospiti tenendoli all’aperto sotto la pioggia.

Non pagare per peculiarità che sai già che non sfrutterai: in inverno prediligi location con sale interne ampie e confortevoli, in estate dedica maggiore attenzione agli spazi esterni (a meno che tu non sia in Colombia).

• La raggiungibilità

Un fattore basilare da prendere in considerazione per la scelta della location più adatta è sicuramente la raggiungibilità.

Se la location è fuori mano, assicurati che gli ospiti che si spostano con mezzi di trasporto pubblico riescano agilmente a raggiungere la sede dell’evento (oppure chiedi alla location se hanno un servizio di transfer o predisponilo tu) e che sia prevista un’ampia area di parcheggio per chi arriva con la propria auto.

• Il budget

Le location hanno costi diversi che dipendono da tantissimi fattori.

La vecchia e cara lista di pro e contro applicata alla qualità / prezzo è perfetta per determinare quale sede preferire: magari una location che costa di più include tutta una serie di servizi e forniture che, dovendole reperire a parte, aumenterebbe di molto il costo di un’altra location che ti sembra più economica.

Valuta attentamente anche le politiche di rimborso ed il tipo di assicurazione che garantisce la sede che hai selezionato: un imprevisto, si sa, può sempre capitare.

La soluzione che ti permetterebbe di risparmiare tempo e denaro senza compromettere la qualità della scelta? Semplice, affidati ad un’agenzia. Spiega le tue esigenze e sarà l’agenzia stessa a proporti le opzioni di location più adatte alla tua tipologia di evento ed in linea con il tuo budget.

• Il target 

Questa voce vale doppio: approfondiamo sia il target di ospiti che presenzieranno all’evento sia il target dell’evento stesso, che sia una convention, un cocktail party o una serata di gala.

Non si può scegliere la location se prima non si ha ben chiaro in mente il tipo di evento che si svolgerà in quella sede: non selezionerò un quartiere residenziale nel cuore della città se so che avrò musica ad alto volume fino a tarda notte.

Al tempo stesso, non sceglierò un negozio di dolciumi se sto organizzando un party di dentisti (a meno che l’obiettivo non sia quello di aumentare il loro giro di clienti) e non organizzerò un meeting di vegani in un ristorante argentino. Piuttosto, contatterò alcuni musei del Fumetto per programmare un’attività di team building per un’azienda grafica specializzata in illustrazioni.

• Lo stile (non snaturare le location!)

Le location più belle, eleganti e senza tempo sono spesso storiche. Questo vuol dire che negli anni hanno mantenuto la loro identità e di certo non si snatureranno per il tuo evento.

Non cercare di ‘’ribaltare’’ una villa del ‘700 modificandone l’essenza solo per andare incontro ai tuoi gusti più minimali: non fai ristrutturazioni, fai eventi.

Presta attenzione anche alla possibilità di installazione o meno di impianti tecnici (audio, luci..) perché non sempre le ville storiche lo consentono. Lo stesso accorgimento vale anche per il cibo: non sempre è possibile allestire una cucina.

Identifica lo stile del tuo evento e seleziona le location che rispecchiano lo stesso stile: risparmierai un bel po’ di grattacapi e di notti insonni.