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Comunicazione online degli eventi in presenza - Enclose Events

Quanto curi la comunicazione online quando hai in programma un evento in presenza?

 

Quando organizziamo un evento, la prima cosa che ci aspettiamo è che sia memorabile: vogliamo che gli ospiti ne continuino a parlare anche dopo che è finito, ma per far sì che ciò accada è indispensabile pianificare un’ottima strategia di comunicazione online.

Per prolungare ed intensificare la risonanza di un evento, infatti, non basta solo realizzarlo alla perfezione: è fondamentale saperlo raccontare online. 

Ma come farlo in modo ottimale?

Se ti chiedi spesso in che modo impostare una strategia di comunicazione online efficace in vista di un evento, sei nel posto giusto.

In questo articolo andremo ad analizzare le diverse strategie di comunicazione online che si possono adottare per raccontare un evento.

 

Comunicazione online: la pianificazione è essenziale quanto quella offline

 

In primis, la comunicazione online va pianificata e progettata con la stessa attenzione con cui organizziamo l’evento fisico.

Una comunicazione imperfetta online può impattare negativamente sulla riuscita dell’evento in presenza.

In fase di progettazione, inoltre, è importante realizzare strategie differenti per ciascuna fase dell’evento:

prima, durante e dopo.

Ricordiamo il nostro motto: l’evento non finisce quando si spengono le luci!

Un altro fattore determinante è sicuramente quello di usare una strategia omnicanale: utilizza tutti i canali di cui disponi online, dal sito web ai social network. 

A seconda del tuo budget, valuta anche le diverse opzioni di digital PR.

Ma, adesso, entriamo nello specifico: quali sono le strategie di comunicazione online più efficaci da adottare prima, durante e dopo l’evento?

 

Cosa fare in fase pre-evento

 

In questa fase è indispensabile generare hype, ovvero creare aspettativa e desiderio intorno all’evento.

Ma a chi rivolgere questa aspettativa? 

La risposta è semplice: alla nostra community.

Se siamo già presenti online, sicuramente avremo un seguito (più o meno numeroso) che resta aggiornato sulle nostre iniziative ed i nostri eventi.

Avremo già anche dei mezzi di comunicazione interna, come ad esempio le newsletter. 

 

(Non hai ancora una forte presenza online? Non fare questo errore! Contattaci subito per parlarne insieme)

 

Fanno parte della nostra community anche tutti i nostri “addetti ai lavori”, fornitori e clienti.

Non dimentichiamoli!

Iniziamo col rivolgerci a loro per poi espandere l’evento a seconda dei destinatari. Il pubblico cambierà, ovviamente, in base alla tipologia di evento (pubblico, su invito, riservato ai collaboratori o ai clienti…).

Raccontiamo come siamo arrivati all’evento: il bisogno che vogliamo soddisfare, l’obiettivo che vogliamo raggiungere ed alcuni dettagli come il format, il tema, gli speaker, gli argomenti di discussione.. 

Anche se l’evento non si è ancora tenuto, abbiamo già sufficienti argomenti per generare hype: sfruttiamoli tutti.

 

Cosa fare durante l’evento

 

Ci siamo: il giorno tanto atteso è arrivato. 

Sicuramente avremo i capelli dritti e neanche un minuto per respirare: il coordinamento sul campo assorbe ogni nostra energia. 

Per questo motivo spesso la nostra attività online “scompare dai radar”: non c’è niente di più sbagliato

In questa fase è fondamentale continuare a stabilire un contatto con la nostra community, sfruttando il canale che più si presta per i cosiddetti “contenuti-lampo”: i social network.

Ritagliamoci dei momenti per scattare e pubblicare foto e stories sui social media aziendali, se proprio non riusciamo incarichiamo qualcuno per farlo. 

Questi “scatti rubati” andranno a comporre uno storytelling simultaneo all’evento, che darà modo a chi non è riuscito a partecipare di capire cosa si è perso. 

Non badiamo troppo alla forma: lasciamo parlare il contenuto, attraverso piccoli testi, foto e video. 

In questa fase entrano in gioco anche i partecipanti dell’evento: esortiamoli a pubblicare contenuti durante l’evento, attraverso hashtag e strategie di gamification.

Attenzione: esortiamoli, non obblighiamoli! Ci sono diversi metodi non invasivi per farlo, lavoriamo su quelli.

In questo modo la nostra community si amplificherà includendo quella dei nostri ospiti, arrivando ad un pubblico esponenzialmente maggiore.

 

Cosa fare in fase post-evento

 

L’evento è finito, tutti a casa e chiudiamo baracca e burattini?

Assolutamente no: questa è la fase cruciale per garantire la risonanza che desideriamo.

Se abbiamo lavorato bene, avremo già il piano strategico per la comunicazione online post-evento.

Questo piano dovrà includere la programmazione di contenuti nei giorni (o settimane) successivi all’evento.

Se all’evento era presente un fotografo/videomaker ufficiale, non appena avremo il materiale procederemo alla pubblicazione dei contenuti più strategici, raccontando l’evento appena svolto in modo puntuale e dettagliato. 

In questa fase non possiamo dimenticarci dei nostri ospiti: un buon follow-up è determinante per concludere al meglio la comunicazione dell’evento online

Chiediamo ai partecipanti se l’evento è stato di loro gradimento, se si sono divertiti, se ci sono state criticità e cosa bisogna migliorare al prossimo evento.

Per farlo abbiamo diverse opzioni, dalla più informale a quella più istituzionale. 

Sfruttiamo ogni canale a disposizione: avere un feedback diretto è fondamentale per migliorare costantemente la nostra offerta.

Ok, abbiamo concluso adesso?

Ovviamente no!

Sfruttiamo la risonanza dell’evento per pubblicizzare gli eventi futuri o la prossima edizione dello stesso: quando il pubblico è caldo e soddisfatto la risposta non può che essere positiva.

Iniziamo da subito a generare hype per il prossimo passo: se ci muoviamo bene, manterremo alto l’interesse e inizieremo nel migliore dei modi la comunicazione online sui futuri eventi.

Qui parliamo di brand loyalty, ovvero la “lealtà” verso il nostro brand: facciamo in modo che il nostro pubblico continui a sceglierci, partecipando fedelmente ai nostri progetti ed associando il nostro marchio ad una garanzia di successo.

 

Hai trovato interessante questo articolo? 

 

Sicuramente abbiamo messo molta carne al fuoco: sappiamo che non è facile pianificare un’efficace comunicazione online mentre si organizza un evento

Per questo motivo ci siamo noi: nel tempo abbiamo realizzato diverse strategie di comunicazione omnicanale, applicabili ai vari format di evento e modulabili a seconda delle richieste dei nostri clienti. 

Siamo quindi in grado di applicare un metodo consolidato e preciso, di sicuro successo, capace di comprendere e concretizzare gli obiettivi aziendali

Se vuoi fare una chiacchierata con noi, siamo a tua disposizione: scrivici su info@enclose.events e fissiamo una call conoscitiva, senza impegno.

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