Siamo sicuri che l’agenzia eventi a cui hai affidato l’organizzazione del tuo evento ti abbia fatto una buona proposta? Vediamolo assieme.

In questo articolo analizzeremo se l’agenzia eventi a cui hai affidato l’organizzazione del tuo evento ti ha fatto una buona proposta. Per farlo, quindi, utilizziamo un esempio:

La tua azienda ha appena lanciato un nuovo prodotto e lo ha presentato alla stampa attraverso un evento esclusivo.

A questo proposito, per organizzare l’evento di lancio del tuo prodotto hai deciso di rivolgerti ad un’agenzia di organizzazione eventi.

L’agenzia ha ideato e realizzato la serata di presentazione per la stampa occupandosi di tutti gli aspetti dell’evento.

L’affluenza è stata ottima, i giornalisti erano a proprio agio ed interessati al prodotto.

Ecco qui, direi che l’organizzazione del tuo evento è stata un successo.

Sei d’accordo? Io spero di no.

Spero di no perché mi auguro che i tuoi parametri di valutazione siano più approfonditi, quantificabili e molto più obiettivi di un semplice “gli ospiti si sono divertiti, quindi è andato tutto bene”.

La domanda che ti pongo è:

Disponi degli strumenti necessari per valutare in modo oggettivo se l’agenzia di eventi a cui ti sei rivolto per l’organizzazione del tuo evento ha soddisfatto gli obiettivi preposti?

Per aiutarti nella valutazione abbiamo stilato una lista di considerazioni e domande per stabilire se l’evento è stato un successo.

 

1. Riprendi in mano la tua lista degli obiettivi e le indicazioni che hai dato all’agenzia in sede di pianificazione.

 

Se hai pianificato una strategia (ed individuato le tue metriche) sarà molto più semplice stabilire se hai raggiunto oppure no i tuoi obiettivi.

 

2. L’agenzia ha compreso il target di riferimento ed è stata in grado di esprimere la tua vision ed i punti di forza del tuo prodotto o servizio?

 

Questo punto è più facile da stabilire di quanto pensi. 

Facciamo un esempio pratico: se il tuo prodotto si rivolge ad un pubblico femminile di età compresa tra i 25 ed i 40 anni, una buona attività di PR garantirà la presenza al tuo evento di giornalisti e press office che si rivolgono a questo segmento di pubblico. 

Tra gli invitati vedi che la maggioranza dei giornalisti non rientra nel segmento evidenziato? Evidentemente la strategia di comunicazione adottata presenta degli errori.

 

3. L’agenzia ti ha proposto idee originali?

 

Se uno dei tuoi obiettivi è di trasmettere un messaggio innovativo e di unicità, questo dovrà trasparire anche nel tuo evento.

Dunque, l’evento ha centrato questo obiettivo? Analizza le pubblicazioni dei tuoi ospiti con occhio critico e cerca di individuare la loro percezione dell’evento.

Se nessuno scrive niente in merito agli allestimenti, ai giochi di luce o ad una o più esperienze specifiche dell’evento su cui hai puntato, mi dispiace molto ma è probabile che quel determinato dettaglio sia già stato visto e rivisto talmente tante volte da non fare più notizia.

 

4. L’organizzazione dell’evento è stata fluida? 

 

Valuta gli aspetti organizzativi: coordinamento tra i fornitori, rispetto delle tempistiche (ad esempio l’uscita delle portate se si è trattato di una cena o l’orario di inizio del discorso)… Insomma, le questioni più “tecniche”.

Ci sono stati tempi morti o “noiosi”? Si è percepita una confusione generale o è andato tutto liscio? 

Negli eventi gli imprevisti sono all’ordine del giorno, nessuno è perfetto. L’agenzia ha saputo fronteggiare le problematiche in modo efficiente e tempestivo?

 

5. Post-evento: come è stato trattato?

 

L’evento è finito, tutti a casa! Per un organizzatore di eventi, però, i giochi non sono ancora finiti.

Parliamo di analisi: hai avuto modo di confrontarti con l’agenzia in merito al successo del tuo evento? L’agenzia eventi è stata disponibile ad analizzare con te cosa è andato bene e cosa si può migliorare per il prossimo lancio?

Una domanda su tutte: l’agenzia è sparita o è rimasta al tuo fianco nella valutazione del follow-up?

Se la risposta è che hai dovuto contattare “Chi l’ha visto”, beh, possiamo dire che non va affatto bene. 

Il follow-up è assolutamente parte integrante di qualsiasi evento tu abbia in programma. Per questo motivo noi di Enclose abbiamo un’intera divisione marketing.

 

In conclusione: prenditi sempre un momento, a posteriori, per fare il punto della situazione in merito all’evento che hai deciso di organizzare.

Riflettere ed analizzare i punti di forza ed i punti dolenti che hanno portato al successo (o, al contrario, ad un flop) dell’evento ti permetterà di “raddrizzare il tiro” nelle future occasioni, evitando di commettere errori già commessi o migliorando ulteriormente le strategie vincenti.