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Come scegliere l'agenzia eventi - Enclose Events

Scegliere l’agenzia eventi sembra facile, ma non lo è!

Come fare, allora, a scegliere quella più adatta a te o all’azienda? 

Ho riflettuto molto su questa domanda. Per questo motivo ho selezionato 10 punti fondamentali da valutare durante la scelta dell’agenzia eventi a cui appoggiarti. 

 

Il mondo non vede l’ora di tornare a riunirsi

 

Gli eventi aziendali sono fondamentali per le attività di networking e per la fidelizzazione dei tuoi dipendenti, collaboratori o clienti. 

Il contatto fisico è indispensabile ed è il motivo principale per cui realizzare eventi in presenza resterà una prerogativa delle aziende, nonostante l’enorme sviluppo del digitale che caratterizza questo particolare periodo storico.

Per questo le agenzie eventi sono destinate a riprendersi dalla grande crisi che ha colpito il settore: il mondo non vede l’ora di tornare a riunirsi.

 

Come scegliere l’agenzia eventi

 

Se stai leggendo questo articolo è probabile che tu stia cercando un’agenzia che ti sia di supporto per l’organizzazione di un evento. Magari stai navigando su internet da giorni, spulciando tutti i siti web di ogni agenzia eventi d’Italia, alla ricerca di un colpo di fulmine che ti convinca a chiedere un preventivo.

Non preoccuparti: è del tutto normale!

C’è così tanta scelta che può capitare di perdersi in questo fantastico mondo fatto di cene, gala, inaugurazioni…

Per questo motivo voglio aiutarti ad analizzare i punti focali su cui concentrarti e scremare le tue scelte.

Di seguito i 10 punti fondamentali su cui concentrarti durante la scelta dell’agenzia eventi:

 

  • La sede

 

Scegliere un’agenzia eventi della tua zona può portarti numerosi vantaggi in termini di tempistica e budget.

Vanno bene anche le agenzie che hanno una sede dislocata o collaboratori che supervisionano la tua zona: questo perché in caso di sopralluoghi o di occasioni in cui ci sarà bisogno di un confronto diretto ci saranno collaboratori pronti ad incontrarti con preavviso più ridotto, senza contare il risparmio sui rimborsi delle trasferte.

 

  • La competenza

 

Affidati a chi è nel settore da tempo e ha un solido bagaglio di esperienza sul campo.

I problemi in corso d’opera, si sa, ci sono spesso. Un bravo event manager si vede proprio in questi casi: sarà pronto a proporti valide soluzioni alternative in breve tempo.

 

  • La reperibilità

 

Diffida dalle agenzie difficili da contattare, dalle infinite attese dei centralini e da chi non ti mantiene aggiornato sui progressi dell’organizzazione.

La tensione di gestire un evento è già alta di suo, se non puoi contare su un valido appoggio logistico ti ritroverai ad essere più in ansia di quanto già non sarai.

 

  • I rapporti interpersonali

 

Un’agenzia eventi non è solo un sito internet o un indirizzo email: è un partner affidabile con cui parlare e confrontarti per decidere insieme la direzione dell’evento.

Nota bene: partner, non cliente, non fornitore. La collaborazione più fruttuosa è quella che ha solide radici nel rapporto interpersonale, seppur sempre professionale.

 

  • I fornitori

 

Una buona agenzia eventi sa che non tutti i clienti sono uguali e non tutti i fornitori vanno bene in ogni occasione.

Il portfolio dei fornitori deve essere ampio per garantirti ampia scelta in base alle tue esigenze ed al tuo budget. 

 

  • Le alternative

 

Non siamo in un regime dittatoriale, per fortuna! La scelta DEVE sempre essere tua, no a imposizioni e a vincoli troppo stretti.

L’agenzia eventi deve proporti almeno un’alternativa di progetto, oltre a garantirti un eventuale piano B in caso di emergenze (ad esempio in caso di maltempo se l’evento si terrà all’aperto).

Noi di Enclose lo facciamo? Ovviamente sì, anzi, ci superiamo: di progetti te ne presentiamo almeno 3, oltre alla possibilità di organizzare il piano B, il piano C, il piano D..

 

  • Somiglianza di stile

 

Sei agli step iniziali e stai vagliando le alternative guardando vari siti internet? Concentrati su questi.

Valutane la grafica, lo stile, gli articoli pubblicati (se ne hanno). L’immagine dell’agenzia in primis deve rispecchiare lo stile che vuoi dare all’evento, se non vuoi rischiare di trovarti con qualcosa lontano anni luce dalle tue aspettative.

Pensa alla scelta dell’arredamento per la tua casa: se vuoi uno stile minimal e moderno non ti affiderai di certo ad un brand che è noto per le sue linee classiche e vintage.

 

  • Al passo con i tempi

 

L’industria degli eventi è in continua evoluzione. I trend cambiano, le tecnologie pure.

Seleziona un’agenzia eventi che non è rimasta agli anni ‘80: non perché quei tempi non siano stati meravigliosi, ma perché idee obsolete portano a risultati mediocri, concettualmente deboli, che non restano impressi nella testa delle persone e che non portano ad un incremento della credibilità aziendale.

 

  • La sinergia

 

Non credere che questo non sia un punto fondamentale anche se è al penultimo posto in elenco.

Per avere risultati straordinari devi trovarti bene con chi ti sta curando l’evento. La comunicazione tra di voi dipenderà da questo. I confronti diretti dipenderanno da questo. La risoluzione di eventuali problemi o urgenze dipenderanno da questo. In sostanza, la riuscita dell’evento stesso dipenderà da questo.

Non sottovalutare l’importanza di una simpatia ‘’a pelle’’ o del contrario: le sensazioni ‘’di petto’’ possono avvisarti di qualcosa che non vedi.

 

  • La fiducia

 

Non vogliamo contraddire il punto 6, ma per la buona riuscita di un evento è importante avere fiducia nell’agenzia che ti supporta.

Se non sai scegliere tra le opzioni o se non sai cosa sia meglio fare durante un imprevisto, affidati al tuo account dedicato e fatti consigliare.

Se ti suggerisce un’opzione piuttosto che un’altra, ricorda che l’esperto è lui: il suo consiglio è frutto di anni di esperienza nel settore, fidati ed affidati.

Agenzia eventi: scegli quella giusta

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